Gör det viktigaste först, istället för det roligaste först! Vi pratade tidigare om 80/20-regeln och hur det finns en obalans mellan orsak och verkan (se nedan). För att fullt ut kunna dra nytta av 80/20-regeln behöver vi organisera vår tid bättre. Poeten Goethe lär ha sagt: ”Vi kan inte låta de saker som är viktigast stå tillbaka för de som är de minst viktiga.” Prioriterings makt är enorm. Stephen Covey i sin bok om de sju goda vanorna (på svenska: Leva och verka till 100 %) och som sålts i över tio miljoner exemplar, populariserade distinktionen mellan det viktiga och det brådskande. Vi kan dela in allt vi behöver göra i fyra kategorier enligt följande:
1, Det som är viktigt och brådskande
Detta är de saker som är absolut nödvändiga och ständigt pockar på uppmärksamhet. Fundera igenom vilka aktiviteter som är viktigast för det som du vill uppnå och försök schemalägg dem. Kom ihåg att du under 20 % av din tid producerar 80 % av alla dina väsentliga resultat.
2, Det som är viktigt men inte brådskande
I denna kategori finns aktiviteter som förberedelse, långsiktig planering, strategifrågor, förebyggande åtgärder, utbildning, och gemenskapsgrundande aktiviteter. Det är brist på tid till dessa ting som ofta är orsaken till svårigheter och bristande resultat.
3, Det som är oviktigt och brådskande
Här möter oss de flesta alldagliga aktiviteter som mer eller mindre ”händer av sig själva” och som ständigt avbryter oss och hindrar oss att fokusera på det som är viktigt. Ovidkommande krav från omgivningen, inkommande post inklusive tonvis med e-post och telefonsamtal hör till denna kategori. Försök minimera inslag av brådskande men oviktig karaktär i din vardag och använd den frigjorda tiden för viktiga men inte brådskande aktiviteter (punkt 2) istället.
4, Det som är oviktigt och inte brådskande
Till denna kategori hör det rent triviala som vi helt enkelt inte bör befatta oss med. Det kan vara saker vi gör av tradition och bara gammal vana för att vi alltid gjort så. Hit hör också saker vi trivs med och som kan vara bekväma undanflykter för att slippa ta itu med viktigare ting.
Organisera ditt liv både veckovis och på långsiktig basis. Skriv ned dina målsättningar och för över målen till en aktivitetsplan. Skriv upp på ett papper alla arbetsuppgifter du måste utföra. Sortera igenom dina uppgifter. Försök sedan minska innehållet under punkt 1 och 2 ytterligare. Stryk sedan helt ut det du skrivit in under punkt 3 och 4. Jag har prövat. Alla dessa åtgärder kan du göra utan att minska produktiviteten nämnvärt i de flesta fall. Prova själv får du se!