Tidspyramiden

Jag har konstruerat en enkel tidshierarkipyramid med fyra steg: att skapa tid, att växla tid, att köpa tid, samt att investera i tid, sett ur både privatpersonens och arbetstagarens perspektiv.
För att skapa tid behöver båda miljöerna en effektiv tidshantering. Hur, exempelvis, effektiviserar man sin mejl, hur mycket tid spenderas på att slarva bort och söka efter olika dokument? Ett grundläggande problem i dagens samhälle är att vi inte prioriterar, vi har inget tydligt schema eller en tydlig tidsbudget med klara mål och ett tydligt fokus. Vi varken planerar, strukturerar och prioriterar vår arbetsplats eller våra liv. När vi har tidsbrist måste vi fråga oss: vad vill jag fylla min tid med? Vad är viktigt och kul? Livet ska inte fyllas med mer jobb. När vi blir effektivare känner vi mer välbefinnelse med sänkta prestationskrav och mindre stress.
Genom att växla tid tas tidsslösande aktiviteter bort. Vi jobbar ofta med fel saker istället för att fokusera på vad vi egentligen ska och bör göra. På arbetsplatsen är det viktigt att växla till fokus och jobba med rätt sak för rätt situation. På hemmaplan kan det röra sig om att växla till det som är mer prioriterat, som att lämna teven till förmån för en gemensam middag.
Tidshierarkipyramidens tredje steg, att köpa sin tid, handlar på företaget om att delegera och att köpa in kompetens utifrån för att kunna ägna sig åt sin huvudnäring. Ett vanligt problem för småföretagare är att de ofta vill vara delaktiga i alla beslut, vilket resulterar i att hela verksamheten stoppas upp. Det är bättre att vi istället skapar smarta processer då vi jobbar tillsammans och fokuserar på det som är själva jobbet. Den privata sfären, alltså hemmet, kan vi välja att köpa tid genom att köpa hushållsnära tjänster. Vi är vana vid att använda våra pengar till att köpa prylar och att byta varor med varandra, då vi som ersättning borde ta hand mer om oss själva. Hushållsnäratjänster har under en längre tid varit tabu i Sverige – nu tror jag att vi står inför en revolution! Högst upp i pyramiden finner vi det fjärde steget: att investera sin tid. Det handlar om övergripande strategiska frågor på företag, där man lär sig att investera i framtiden, bland annat genom att driva personal- och affärsutveckling och sätta upp tydliga mål. Hemma kan vi investera i vår framtid med prioritet för de grundläggande behoven, alltså fysisk aktivitet, sömn, glädje och närhet. När vi väl klättrat upp genom pyramidens fyra steg går vi från att vara tidsfattiga till att ha tid för de saker som berikar våra liv!

Tidspressen

Jag läste nyligen en forskningsrapport av Jörgen Larsson vid Göteborgs universitet. Rapporten, som bygger på tidsdata från Statistiska Centralbyrån, gjorde en djupdykning i vilka faktorer som orsakar känslan av tidspress och hur småbarnsföräldrar uppfattar den. Jag tycker att resultaten är väldigt intressanta och vill sammanfatta de förslag på åtgärder man lämpligen kan sätta in mot tidsbristen och därmed uppnå förbättrad livskvalitet.
Minska arbetstiden är den första och självklara slutsatsen. Det kan gälla antingen din egen eller din partners arbetstid. 75 % av alla småbarnsmammor arbetar redan deltid eller skulle vilja göra det. Avstå tjänsteresor och övertidsarbete. Sätt gränser på jobbet. Analysera läget och gör det du måste göra. Växla ned och byt jobb eller byt chef genom att börja på en annan avdelning. Tänk på att restid också är arbetstid. Försök ta ett jobb närmare hemmet eller flytta. Jag har själv jobbat ifrån hemmakontor under olika perioder och kunnat frigöra en och en halv timme per dag på det sättet. Det motsvarar faktiskt åtta 40-timmars veckor på ett år!
Organisera hemarbetet bättre och skaffa inte för många barn. Antingen kan du och din partner välja att dela upp arbetsuppgifterna eller köpa in hushållsnära tjänster som städning eller söka avlastning från släkt och vänner inom ert sociala nätverk. Antalet barn i familjen påverkar föräldrarnas tidspress och tidsmässig uppdelning av barnansvar är ett annat uppslag. Till exempel att den ene föräldern växelvis tar hand om barnen morgon respektive kväll så att den andre då kan ägna sig åt att träna eller göra något annat på egen hand. Forskningen visar tydligt att ensamstående föräldrar med delad vårdnad faktiskt inte upplever tidspressen värre just på grund av den naturliga uppdelningen av barnansvaret varannan vecka.

Ta hand om dig själv. Se till att tillfredställa grundläggande behov av sömn och rekreation. De som sover åtta timmar per natt uppfattar tidspressen som mindre än de som bara sover sju. Regelbunden fysisk aktivitet och träning höjer välbefinnandet och förändrar också klart vår uppfattning om tiden. En sista, kanske något oväntad, slutsats är utifrån ett tidsperspektiv, att det är avsevärt mycket bättre att köpa tjänster än att köpa prylar, till exempel äta på restaurang istället för att köpa ett nytt kök. Ägande och varukonsumtion för med sig en långsiktig, oöverskådlig tidsåtgång när det gäller underhåll, service, förvaring, skötsel och reparationer. Av dessa skäl upplever de som bor i egen villa större tidspress än de som bor i lägenhet. Slutsatsen blir alltså om du vill minska tidspressen; växla ned ditt arbete, din familj, din konsumtion och hyr istället för att köpa.

Lär dig skilja mellan viktigt och brådskande

Gör det viktigaste först, istället för det roligaste först! Vi pratade tidigare om 80/20-regeln och hur det finns en obalans mellan orsak och verkan (se nedan). För att fullt ut kunna dra nytta av 80/20-regeln behöver vi organisera vår tid bättre. Poeten Goethe lär ha sagt: ”Vi kan inte låta de saker som är viktigast stå tillbaka för de som är de minst viktiga.” Prioriterings makt är enorm. Stephen Covey i sin bok om de sju goda vanorna (på svenska: Leva och verka till 100 %) och som sålts i över tio miljoner exemplar, populariserade distinktionen mellan det viktiga och det brådskande. Vi kan dela in allt vi behöver göra i fyra kategorier enligt följande:

1, Det som är viktigt och brådskande
Detta är de saker som är absolut nödvändiga och ständigt pockar på uppmärksamhet. Fundera igenom vilka aktiviteter som är viktigast för det som du vill uppnå och försök schemalägg dem. Kom ihåg att du under 20 % av din tid producerar 80 % av alla dina väsentliga resultat.

2, Det som är viktigt men inte brådskande
I denna kategori finns aktiviteter som förberedelse, långsiktig planering, strategifrågor, förebyggande åtgärder, utbildning, och gemenskapsgrundande aktiviteter. Det är brist på tid till dessa ting som ofta är orsaken till svårigheter och bristande resultat.

3, Det som är oviktigt och brådskande
Här möter oss de flesta alldagliga aktiviteter som mer eller mindre ”händer av sig själva” och som ständigt avbryter oss och hindrar oss att fokusera på det som är viktigt. Ovidkommande krav från omgivningen, inkommande post inklusive tonvis med e-post och telefonsamtal hör till denna kategori. Försök minimera inslag av brådskande men oviktig karaktär i din vardag och använd den frigjorda tiden för viktiga men inte brådskande aktiviteter (punkt 2) istället.

4, Det som är oviktigt och inte brådskande
Till denna kategori hör det rent triviala som vi helt enkelt inte bör befatta oss med. Det kan vara saker vi gör av tradition och bara gammal vana för att vi alltid gjort så. Hit hör också saker vi trivs med och som kan vara bekväma undanflykter för att slippa ta itu med viktigare ting.

Organisera ditt liv både veckovis och på långsiktig basis. Skriv ned dina målsättningar och för över målen till en aktivitetsplan. Skriv upp på ett papper alla arbetsuppgifter du måste utföra. Sortera igenom dina uppgifter. Försök sedan minska innehållet under punkt 1 och 2 ytterligare. Stryk sedan helt ut det du skrivit in under punkt 3 och 4. Jag har prövat. Alla dessa åtgärder kan du göra utan att minska produktiviteten nämnvärt i de flesta fall. Prova själv får du se!